上海电力学院机要文件管理工作暂行办法
一、总则
1.为进一步规范中央文件、市委文件的阅读、管理、保管、清退工作，保证中央、市委及其他有关单位下发的保密文件的高效运转和安全保密，根据《中央文件发布、阅读和管理工作暂行规定》（中办发〔2004〕37号）、《中央文件、市委文件发布、阅读和管理工作暂行规定》（沪委办〔2005〕35号）的精神，结合我校实际，制订本办法。
2.本办法适用于上级下发的各类机要文件。
二、机要文件的接收、登记、拟办
1.机要文件实行当天文件当天取送制度，若没有及时签收到当天的机要文件，必须在当天派专人专车前往杨浦区机要通信站签收领取机要文件。
2.机要文件由机要秘书负责接收并严格履行签收手续。收文后立即检查文件袋有无破损，如有破损当即向机要投递人员说明。
3.专设“机要文件接收登记本”，机要文件接收后立即登记接收时间、机要号、来文单位等内容。
4.发至有关职能部门的机要文件，由机要秘书登记后通知相关职能部门签收，相关职能部门须妥善保管好本部门签收的机要文件；
5.发至党委、院部的机要文件由机要秘书负责拆阅、登记编号、完整填写“公文处理单”，区分党的公文和行政公文分别交由党办主任和校办主任拟批；机要秘书将拟批意见进行相应记录后，根据拟批意见及规定的阅文人员范围分别送呈校领导阅或通知相关职能部门负责人到阅文室阅文。
三、机要文件的流转管理
1.专设“传阅文件登记本”，记录机要文件的传阅情况。对于限办文件，根据轻重缓急程度用彩色标签标注紧急程度，提醒有关领导和部门特别关注。
2.各级领导干部借阅文件时须严格履行签字手续，阅后应及时退还。退还文件时双方核对清楚文件名称、编号，履行签字手续；还文时经核对无误后，立即注销。
3.文件流转采取以机要秘书为中心的辐射方式，即：阅文者用毕文件请一律交回党办，由机要秘书负责其他部门的传阅工作，严禁阅文人员之间交互传阅。
4.阅文人员应及时阅知文件并妥善保管，任何个人不得私自复印、销毁、留存中央文件、市委文件，未经批准不得擅自携带外出。
5.凡是带有密级的文件，原则上一律到党办阅文室进行阅文，并履行签字手续；绝密级文件必须到阅文室阅文。
四、机要文件的阅读
1.机要文件，特别是带有密级的文件，阅读传达范围要严格按照文件的发布层次和有关规定执行，任何单位和个人不得擅自扩大或缩小阅读传达范围。
2.文件借阅期间，阅文者负有保管好文件的责任，若在此期间发生文件泄密事件，责任由此时的文件借阅者承担。
3.担任领导职务的党外人士阅读中央文件、市委文件，除文件标明仅限于党内阅读的以外，原则上与担任同级职务的党员干部相同。
4.离退休处级以上党员干部按原来的职务阅读相应级别的文件。
5.任何人不得将带有密级的文件、资料带回家阅读。
6.对于确需有关职能部门贯彻执行的上级文件，而该职能部门负责人又非阅文范围内人员，则相关文件精神由符合阅文范围的分管校领导阅文后进行口头传达。
五、机要文件的借阅、保管规定
1.机要文件须存放在有保密设施的文件柜中，专人保管。
2.因工作需要借文外出者，必须办理文件借阅手续，并经主管领导签署意见。文件出机要室后，借阅者负有妥善保管的责任，不准横传，及时归还，如发生泄密事件由借文者承担责任。
3.各阅文部门的负责人为本部门机要文件阅、还管理工作的第一责任人。
六、机要文件的归档、清退、销毁、移交规定：
1.凡是接收的中央、市委文件，机要秘书每季度根据市委办公厅下发的发文清单进行清理、核对并集中管理，如有接收差错及时与上级机要发文部门联系。
2.凡是上级规定收回的文件，必须按时如数清退。
3.当年的市委、中央文件由党办在下一个年度的上半年统一核对、清退、整理归档，极个别文件由相关职能部门同时归档。其余文件根据保密规定由2人以上押送机要文件指定销毁地点进行销毁。
4.管理文件的人员调动工作时，必须按收文登记簿清理文件，详细填写文件目录，向接替工作的同志办理移交。
5.任何部门或个人严禁向废品收购店站出售内部文件、刊物、资料和记有秘密内容的笔记本和秘密载体。
本规定自发布之日起实施，解释权在党委办公室。
中共上海电力学院保密委员会
2006年7月6日